Як мігрувати без шкоди для доставлюваності вашої електронної пошти?

У рамках міграції ваших контактів до systeme.io необхідно виконати кілька ключових кроків, щоб забезпечити плавний перехід із зовнішнього автовідповідача. Це включає застосування найкращих практик у технічному налаштуванні, дотриманні законодавства (особливо щодо GDPR) та маркетингу.

1. Підготовка та аудит вашої поточної бази даних

Добре підготовлений список є ключовим для успішної міграції. Ось початкові кроки, які слід виконати:

Експортуйте свої контакти у форматі CSV.
Перегляньте доступні дані: ім'я, прізвище, електронну пошту, статус (підписаний, відписаний), дату реєстрації, теги тощо.
Сегментуйте свої контакти на основі залученості (активні/неактивні), щоб уникнути імпорту застарілих адрес електронної пошти.
Визначте недавню активність: якщо ви нещодавно надсилали електронні листи, зосередьтеся на контактах, які відкривали ваші повідомлення протягом останніх 30, 60 або 90 днів.

2. Очищення бази даних перед імпортом

Після правильного сортування списку важливо переконатися в якості адрес електронної пошти, які він містить.

Ось рекомендовані найкращі практики:

Видаліть дублікати, неактивні або недійсні адреси.
Використовуйте фільтри у вашому попередньому інструменті електронної пошти для очищення списку. Якщо такі фільтри недоступні, використовуйте сервіс перевірки електронної пошти, щоб уникнути ризикованих адрес (жорсткі відмови, спам-пастки тощо).
Зберігайте докази згоди (opt-in); наша команда може запросити це.
Поважайте статуси контактів: не активуйте повторно відписаних або неактивних контактів.
Переконайтеся, що теги та сегменти правильно призначені.

Примітка: Ви можете імпортувати відписаних контактів до вашого облікового запису systeme.io. Їм автоматично буде призначено статус "відписаний", і вони не отримуватимуть жодних повідомлень через платформу.

Також важливо імпортувати лише контакти, які явно дали згоду на отримання ваших електронних листів, щоб залишатися відповідними GDPR і зберегти вашу доставлюваність.

3. Імпорт студентських контактів із ваших курсів:

Якщо ви імпортуєте контакти, які брали участь у ваших курсах, але не отримували від вас електронних листів протягом деякого часу, процес імпорту повинен бути поступовим.

Коли контакт додається до курсу у вашому обліковому записі systeme.io, надсилається автоматичний електронний лист із посиланням для входу до їхньої курсової зони.

Щоб запобігти сплеску відхилених електронних листів через неактивні адреси, ми настійно рекомендуємо поетапний імпорт.

4. Прогрівання вашої адреси відправлення або домену

Під час зміни постачальників електронної пошти необхідний процес прогрівання. Це передбачає поступове навчання постачальників електронної пошти розпізнавати та довіряти вашій новій поведінці надсилання, допомагаючи вам підтримувати хорошу репутацію відправника і уникати потрапляння в папки спаму.

Ми пояснюємо причини цього на цій сторінці довідки.

Ключові кроки прогрівання:

Почніть із надсилання електронних листів вашим найбільш залученим контактам.
Поступово збільшуйте обсяг електронних листів, які надсилаються щодня.
Уникайте негайного надсилання великих пакетів, оскільки це може спровокувати блокування або фільтрацію спаму постачальниками інтернет-послуг.

Тести та подальші дії після міграції

Надсилайте тестові кампанії невеликим сегментам.
Відстежуйте ключові показники: коефіцієнти відкриття, коефіцієнти кліків, скарги на спам і коефіцієнти відмов.
Уникайте кампаній повторного залучення неактивних контактів протягом початкового періоду.
За потреби коригуйте свій контент або налаштування доставлюваності.

Розглянемо приклад прогрівання списку з понад 5000 контактів (також відомий як прогрівання електронної пошти).

Цей крок є вирішальним для забезпечення хорошої доставлюваності після міграції або зміни інструменту надсилання. Він передбачає поступове надсилання електронних листів вашим контактам для встановлення надійної репутації відправника з основними постачальниками електронної пошти (Gmail, Outlook тощо).

Мета: запобігти потраплянню ваших електронних листів у спам або їх блокуванню постачальниками інтернет-послуг, починаючи з найбільш залучених підписників.

Приклад плану прогрівання для списку з 5000+ контактів

Цей процес є вирішальним для забезпечення високої доставлюваності після міграції. Він допомагає побудувати надійну репутацію відправника з основними постачальниками електронної пошти, такими як Gmail, Outlook тощо.

Мета: уникнути спам-фільтрів і блокувань постачальниками інтернет-послуг.

Запропонований план прогрівання протягом 7-14 днів:

Дні 1–2: Надішліть 500 високо залученим контактам (відкривали/клікали протягом останніх 30 днів).
Дні 3–4: Збільште до 900 контактів, все ще високо залучених.
Дні 5–6: Надішліть 1500 контактам, включаючи напівзалучених (відкривали протягом останніх 60 днів).
Дні 7–9: Надішліть 2500 - 4000 контактам, включаючи помірно активних користувачів.
Дні 10–14: Надішліть всьому списку, за винятком довгострокових неактивних адрес.

Ось інший формат прогрівання:

День	Обсяг надсилання	Ціль	Завдання
День 1	500	Дуже залучені контакти (відкриття < 30 днів)	Тестування репутації, перевірка доставлюваності
День 2	900	Дуже залучені + додавання напівзалучених	Підтримання високих коефіцієнтів відкриття
День 3	1500	Залучені (відкриття < 60 днів)	Розширення бази з моніторингом повернення
День 4	2000	Залучені + деякі нещодавно неактивні	Моніторинг коефіцієнтів спаму та відмов
День 5	3000	Змішана аудиторія активні/злегка неактивні	Тестування підсегментів
День 6	4000	Неактивні < 90 днів	Обережне масштабування
День 7	5000	Велика аудиторія, за винятком неактивних > 120 днів	Всеосяжний, але контрольований підхід
День 8	6000+	Усі, за винятком дуже старих неактивних (> 6 місяців)	Стабілізація щоденного надсилання
День 9	100%	Загальна база, за винятком відписаних/недійсних	Повернення до звичайної частоти
День 10	100%	Чистий список, сегментація на місці	Завершення прогрівання – початок регулярних кампаній

Найкращі практики під час прогрівання

1. Надайте пріоритет вашим найбільш залученим контактам

Починайте надсилання електронних листів із контактів, які нещодавно відкривали або клікали ваші електронні листи.

Це надсилає позитивний сигнал постачальникам інтернет-послуг (ISP), генеруючи високі коефіцієнти відкриття та кліків.

Використовуйте динамічні сегменти, такі як "Відкривали" / "Клікали" протягом останніх 30, 60 або 90 днів.

2. Створюйте високоякісний контент

Якість контенту безпосередньо покращує вашу доставлюваність.

Дотримуйтесь цих ключових рекомендацій:

Використовуйте персоналізовані та привабливі теми листів.
Включайте чіткі та відстежувані посилання.
Уникайте елементів, які зазвичай позначаються як спам:
- Надмірне використання великих літер у темі листа.
- Надмірно обіцяюча або надто рекламна мова.
- Непотрібні вкладення.
- Спеціальні символи або знаки у заголовках.

3. Відстежуйте ключові показники

Уважно стежте за показниками ефективності вашої кампанії:

Коефіцієнт відкриття: > 20% вважається хорошим середнім показником.
Коефіцієнт кліків: > 2%, залежно від типу кампанії.
Коефіцієнт відмов: < 2%.
Коефіцієнт скарг на спам: < 0,1%.

4. Видаліть проблемні адреси

Регулярно очищайте свій список, видаляючи неактивні контакти для підтримки високої якості списку.

Видаліть будь-які контакти, які не проявляли активності (жодних відкриттів або кліків) протягом більше 6 місяців.

На systeme.io у вас є два варіанти зробити це:

5. Автентифікуйте ваші надсилання

Переконайтеся, що SPF, DKIM і DMARC правильно налаштовані для вашого домену. (Цей крок включено в процес міграції даних, якщо тільки ви не вирішите виконати його самостійно).
Використовуйте виділену адресу відправника (наприклад, news@вашдомен.com ).
Створіть обліковий запис Google Postmaster Tools.

Ваш успіх є нашим пріоритетом. У systeme.io ми постійно забезпечуємо доставлюваність ваших електронних листів і невтомно покращуємо наші послуги для максимізації ваших результатів.

Ми надаємо вам виділену службу підтримки доставлюваності, доступну 7 днів на тиждень. Не соромтеся зв'язатися з нами, якщо потрібно; наша команда тут, щоб підтримати вас.

Бонус: рекомендовані інструменти

Інструменти перевірки електронної пошти: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
Моніторинг доставлюваності: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).